Conservatore: Fondazione Istituto di ricovero e cura a carattere scientifico - IRCCS Ospedale Maggiore Policlinico, Mangiagalli e Regina Elena (Milano, MI)

Produttore fondo: Milano, Ospedale Maggiore di Milano (1456 - 2005)

Progetto: Ospedale Maggiore di Milano. Archivio storico - Sezione amministrativa (2005 - 2008)

Consistenza: 855 bb.

Metri lineari: 102

Contenuto: La "Sezione amministrativa" è costituita dagli atti prodotti dagli uffici amministrativi dell'ente dal 1864 ai giorni nostri, senza soluzione di continuità.
La Sezione è costituita da 10 titoli a loro volta articolati in classi, sottoclassi e ulteriori sottovoci fino a raggiungere anche 5 livelli di classificazione.
Titolo I: Origine e dotazione:
- Classe: Eredità e legati.
Testamenti, inventari di beni, atti relativi all'acquisizione dell'eredità da parte dell'Ospedale (realizzo valori e attività, pagamenti di imposte, tasse, legati e vitalizi), carte personali e della famiglia del testatore (corrispondenza privata, fotografie, appunti, diari manoscritti, spartiti musicali, opuscoli a stampa, fotografie dei benefattori utilizzate per l'esecuzione dei ritratti, fotografie dei quadri dei benefattori).
- Classe: Donazioni
Donazioni all'Ospedale in denaro, apparecchiature medico - scientifiche, da parte di persone fisiche e giuridiche.
- Classe: Case di residenza.
Documentazione inerente la costruzione e gestione degli edifici (compresa la manutenzione ordinaria e straordinaria dei reparti) che costituiscono il Policlinico oltre che gli ospedali di Niguarda, San Carlo Borromeo, Città di Sesto S. Giovanni e di tutti gli istituti in passato aggregati.
Titolo II: Prerogative
- Classe: Giuspatronati
"I diritti dell'Ospedale Maggiore a disporre di benefici ecclesiastici, unitamente agli oneri inerenti al mantenimento di ecclesiastici, oratorii, sacre funzioni, sacri arredi ecc., nonché i diritti di nomina di alcuni posti gratuiti o semigratuiti o sussidiati in Seminarii, Collegi ecc." .
- Classe: Ipoteche sopra fondi altrui
Documentazione riguardante le ipoteche accese da alcuni affittuari dell'Ospedale sulle loro proprietà.
Titolo III: Amministrazione
- Classe: Amministrazione
Documentazione prodotta dai diversi uffici amministrativi nello svolgimento delle proprie competenze.
- Classe: Beneficenza
Atti concernenti l'assistenza sanitaria effettuata a titolo di beneficenza dall'ospedale.
- Classe: Economia
Spese ordinarie e straordinarie ripartite tra i diversi esercizi, situazione finanziaria dell'Ente, regolazione delle spese sostenute a carico della Gestione Beneficenza, modalità di erogazione del reddito patrimoniale, bilanci preventivi e consuntivi.
- Classe: Appalti
Documentazione prodotta per la stipulazione e gestione di contratti di fornitura, di gare d'appalto e licitazioni private.
- Classe: Conti
Richieste di acquisto di materiali, ordinanze commissariali per l'indizione di trattative private per le forniture, elenchi di ditte invitate a presentare preventivi, verbali di apertura delle offerte, offerte delle ditte, deliberazioni di acquisto, riepiloghi spese, ecc.
- Serie delle Delibere
Raccolta di tutte le deliberazioni emesse prima dal Consiglio degli Istituti Ospitalieri, poi dal Consiglio d'Amministrazione dell'Ospedale ed infine dal solo Commissario straordinario, rilegate in volumi e ordinate cronologicamente.
Titolo IV: Uffici e officine
- Classe: Distinta A - Z
Documentazione riguardante l'istituzione e la gestione dei diversi servizi e uffici dell'ente (ad esempio: Archivio, Assistenti, Campari, Guardiaboschi, Assistenza sociale, Biblioteca, Cantine, Commissione artistica, Cucina, Direzione generale, Direzione scientifica, Dispensa, Economato e provveditorato, Impiegati, Latteria, Lavanderia, Ripartizione legale, Meccanografico, Mensa, Ripartizione patrimoniale, Protocollo, Ufficio stampa, ecc.)
- Classe: Agenzie
Atti riguardanti i rapporti tra l'ospedale e le proprie Agenzie, nonché la conduzione dei poderi e dei terreni.
- Serie Vitto
Norme, regolamenti e statistiche riguardo alla somministrazione di generi di vitto a malati e dipendenti.
- Serie dei Registri
Registri di carico e di scarico degli alimenti dalle dispense del Policlinico e di Niguarda organizzati mensilmente, in ordine alfabetico per alimento.
Titolo V: Servizi sanitario e di culto
- Classe: Convitto ecclesiastico
Documentazione riguardante l'amministrazione del convitto e la gestione degli ambienti in dotazione ai sacerdoti, oltre alle cartelle personali dei sacerdoti stessi.
- Classe: Infermi
Atti riguardanti l'assistenza ai malati garantita da legati pii e convenzioni stipulate dall'ospedale con corpi ed enti esterni.
- Classi: Ispettorato, Levatrici, Necrofori, Portantini
Sono voci cessate che raccolgono la documentazione proveniente dall'attività svolta da queste figure professionali fino agli anni Quaranta del Novecento.
- Classe: Medici
Documentazione riguardante la gestione amministrativa del personale medico. Vi si trovavano anche le cartelle personali dei medici, spostate poi in Personale in seguito alla creazione di questo titolo. Solo i concorsi per i medici vengono ancora così classificati (gli altri si trovano in Personale - Concorsi).
- Classe: Morti
Documentazione inerente la regolamentazione del Servizio Mortuario, la custodia delle salme, la celebrazione dei funerali, i rapporti con i servizi di pompe funebri, la conservazione degli effetti personali dei defunti.
- Classe: Scuole
Tutti gli atti riguardanti l'istituzione, organizzazione e gestione di scuole, corsi, lezioni, cicli di conferenze scientifiche, esercitazioni di centri di studio, nonché i rapporti tra gli allievi e l'amministrazione degli stessi.
- Classi: Serventi donne, Serventi (uomini).
Organizzazione e gestione del personale infermieristico. Vi si trovavano anche le cartelle personali dei serventi, spostate in Personale.
- Servizio sanitario: istituzione, regolamentazione e gestione dei servizi ospedalieri, tanto di cura quanto di ricerca.
- Classe: Spezieria
Documentazione sull'organizzazione e il funzionamento del servizio farmaceutico.
- Suore: gestione del personale religioso femminile in servizio presso l'ospedale, nonché rapporti tra l'ente e la Congregazione delle Suore della Carità.
- Classe: Visitatori e visitatrici
Tutto ciò che riguarda i rapporti tra l'ente e l'associazione Visitatori e Visitatrici e il funzionamento del servizio.
- Classe: Università
Rapporti istituzionali tra l'ospedale e l'Università Statale di Milano, gestione delle cliniche e del personale universitario, convenzioni con istituti ed enti.
Titolo VI: Personale
- Classe: Personale
Documentazione concernente la gestione delle risorse umane.
- Classe: Distinta
Cartelle personali degli ex dipendenti, ordinate alfabeticamente.
- Serie Ruoli
Prospetti mensili dei servizi per ogni ripartizione dal 1948 al 1969. I ruoli precedenti al 1910 classificati Servizio sanitario - Serventi / Serventi donne sono stati scartati nel 1945.
Titolo VII: Protocolli e Rubriche
- Registri annuali di classificazione d'archivio.
- Registri di classificazione del Personale.
- Rubriche del Personale.
- Rubriche del Patrimonio.
- Protocollo riservato: pratiche istituite dalla Direzione Amministrativa inerenti indagini e provvedimenti disciplinari.
Titolo VIII: Registri di accettazione e morte
Divisi in Policlinico, Niguarda, Cernusco.
Titolo IX: Patrimonio attivo
- Classi: Acque, Case e poderi, Livelli, Fitti di acque, Censi e redditi, Precari
Documentazione riguardante la gestione di tutti i beni immobili di proprietà dell'Ospedale, da esso acquisiti o ceduti nel corso dei secoli e le entrate da essi derivanti.
- Classi: Capitali presso famiglie, Capitali presso corpi, Legati e prestazioni, Decime, Legna da fuoco, Piante e legnami, Proventi, Regalie
Documentazione riguardante i proventi di capitali mobili e di investimenti di diversa natura.
Titolo X: Passività
- Classi: In genere, Affrancazioni, Assegni a cessati impiegati, Assegni a orfani e a vedove di impiegati, Doti, Elemosine arbitrarie, Elenchi annualità fisse, Messe e legati, Mutui e capitali da corpi, Premi e medaglie agli infermi, Prestazioni perpetue, Prestazioni temporanee, Prestazioni vitalizie, Riparazioni annuali - Atti d'appalto, Riparazioni annuali, Vincoli ipotecari: pagamenti di imposte, beneficenza, assegni a cessati impiegati, a vedove ed orfani di impiegati, spese per la celebrazione di messe di suffragio, preventivi di spesa per le opere di ordinaria e straordinaria manutenzione, ecc.
- Classe: Imposte
Sottoclasse: In genere, atti che riguardano decreti, leggi, circolari, disposizioni e regolamenti, esenzioni e sgravi, ispezioni e verifiche, diritti, contestazioni e ricorsi (pratiche non soggette a scarto);
Sottoclasse: Imposte, pratiche dei pagamenti, elenchi, versamenti, destinate ad essere inviate al macero dopo 30 anni.
- Classe: Atti soggetti a registro
Tutti i contratti di affitto delle proprietà in Milano (1951-2000).

Storia archivistica: L'Archivio dell'Ospedale sin dalle origini fu organizzato dagli archivisti-notai che lo diressero rispettando la divisione dei fondi; subì una prima riorganizzazione generale in seguito alle riforme dell'amministrazione degli enti assistenziali e caritativi attuate dagli Asburgo prima e da Napoleone poi. In particolare l'archivio fu affidato alle cure di Carlo Giuseppe Borbone, archivista di professione. Questi aveva in precedenza collaborato con Bartolomeo Sambrunico, ideatore di un "Piano di riordinazione delle carte de' pii luoghi" di ispirazione solo in parte peroniana. Il titolario previsto dal Sambrunico e adottato poi dal Borbone per l'archivio dell'Ospedale Maggiore, si differenziava da quello ideato da Luca Peroni per l'archivio del Luogo Pio delle Quattro Marie - costituito per "materie" amministrative e privo di strutture subordinate - in quanto prevedeva "la concatenazione di più voci di classificazione, miranti a definire la 'materia' attraverso tre possibili livelli gerarchici: Rubrica (i.e. Categoria), Titolo (i.e. Classe), Capo (i.e. Sottoclasse)" (Bascapè 1997).
Il suddetto titolario fu applicato dal Borbone alla "classificazione corrente delle carte, all'interno di un 'sistema di registrazione e ordinamento degli atti' caratteristico ancora oggi delle opere pie milanesi e noto appunto come 'sistema Borbone' "(Bascapè 1997).
Il risultato del lavoro del Borbone fu la riorganizzazione dei singoli fondi archivistici e la divisione della documentazione in tre parti: Archivio Generale, Carte dei Sovrani, Donazioni e Testamenti.
L'altra figura fondamentale per la storia dell'archivio fu Pio Pecchiai, direttore dal 1909 al 1931, il quale organizzò la documentazione in una Sezione Storica (atti precedenti al 1863) e una Amministrativa (archivio di deposito). La prima fu oggetto di due grandi interventi: "cernita e inventariazione del materiale" e "ricostituzione di fondi originari (ospedali aggregati, abbazie, sostituzioni varie, famiglie, ecc.)" dove possibile. Modificò il titolario creando le serie dei protocolli, delle rubriche e dei registri e aggiungendo alcune voci; riorganizzò le carte della Direzione Medica dell'Ospedale creando un titolo articolato in due classi, Archivio Bianco per il periodo austriaco e Archivio Rosso per quello francese; pur criticando il collezionismo ottocentesco, mantenne separato il materiale "più antico e prezioso" inserendolo in contenitori più adatti alla sua conservazione. Nonostante si fosse dedicato prevalentemente al riordino della Sezione Storica, Pecchiai previde l'utilizzo del "suo" titolario anche per la classificazione della documentazione della Sezione amministrativa, titolario in uso fino al 2005.
Durante il XX secolo si verificarono ingenti perdite di carte: nel 1907 il protocollista Bernardi mandò al macero una gran parte degli archivi di famiglia dei testatori, l'Archivio del Collegio Elvetico e parte dei registri cartacei degli antichi Ospedali; nel 1945 Mario Biella, in assenza del Direttore dell'archivio Giacomo C. Bascapè, fece distruggere i registri più antichi dei ricoverati (precedenti al 1899); non vanno dimenticate le perdite dovute agli incendi e ai bombardamenti.
La direzione di G. C. Bascapè (1932-1966) fu caratterizzata da una particolare attenzione per la Quadreria, dipendente dallo stesso ufficio dei Beni Culturali, senza prevedere particolari interventi sull'archivio moderno.
Il successore Angelo Piazza (impiegato in archivio dal 1964; direttore dal 1967 al 2000) in trent'anni di lavoro abbandonò a se stesso l'archivio di deposito. Non previde nessuna operazione di selezione, né passaggi di documentazione dalla sezione amministrativa a quella storica. Gli unici scarti pianificati vennero effettuati dal 1968, ogni anno, limitatamente alle serie Conti dopo 10 anni e Passività - Imposte dopo 30. Di conseguenza a tutt'oggi l'archivio di deposito comprende carte dal 1864.
Oltre a piccoli riordini commissionati a collaboratori esterni (Agenzie di Bertonico e di Fallavecchia), due interventi di una certa entità furono quelli effettuati ad opera del personale d'archivio negli anni Ottanta sui fondi Patrimonio attivo - Acque (ultimato nel 1985) e Patrimonio Attivo - Case e Poderi (iniziato nel 1985). Le pratiche vennero ordinate cronologicamente, smembrando i fascicoli corrispondenti alle sottovoci del vecchio titolario. Il materiale fu interamente ricondizionato e la numerazione di corda riformulata senza adottare alcun criterio archivistico. Queste modifiche, riportate a mano sull'inventario, lo resero quasi illeggibile. Altri rimaneggiamenti devono esser stati compiuti sulla documentazione (si veda Origine e dotazione - Case di residenza), senza però lasciarne memoria alcuna.

Cenni di gestione dei flussi documentali 1864 - 1967
L'unità archivistica adottata era la pratica, consistente nell'insieme dei documenti inerenti la trattazione dell'affare in oggetto.
Le pratiche venivano aperte dal protocollo su richiesta dell'ufficio competente e dotate di una camicia standard su cui venivano elencati i documenti prodotti (allegati). La camicia ogni anno aveva il bordo di un colore diverso che si ripeteva ogni cinque: 0-5 giallo, 1-6 rosso, 2-7 verde, 3-8 bianco, 4-9 blu. Se l'affare non veniva esaurito entro cinque anni, la pratica veniva riprodotta dal protocollo, inserita cioè in una nuova camicia e protocollata sul registro dell'anno in corso. Questo sistema era nato originariamente per usare solo i registri di protocollo delle pratiche dell'ultimo quinquennio. Solo dal 2004 tale aberrazione è stata eliminata definitivamente.
La classificazione della documentazione avveniva solo in Archivio, al momento dell'invio agli atti.

Criteri di ordinamento
La Sezione amministrativa è organizzata mediante il titolario elaborato da Pio Pecchiai agli inizi del XX secolo. Esso prevedeva molteplici livelli di classificazione e rimase invariato fino agli anni Sessanta, quando, cambiata la direzione dell'archivio, si procedette ad una graduale semplificazione nei livelli di classificazione. Questo causò numerose incertezze sulla corretta collocazione delle pratiche, dal momento che non venne fornito un prontuario al titolario di classificazione.
La metodologia seguita nell'intervento di riordino si è basata sulla ricostruzione dei fascicoli secondo la classificazione, a volte modificata allo scopo di eliminare le ridondanze e di correggere gli errori evidenti.
Per le classi "Eredità e legati" e "Donazioni", in considerazione delle numerose difficoltà che avrebbe provocato l'estrazione dei fascicoli posteriori al 1967, ordinati alfabeticamente e conservati insieme alla documentazione precedente, si è preferito porre i limiti di consultabilità piuttosto che creare una sezione separata di deposito dal 1967 al 2005. Si è stabilito come anno di cesura della serie proprio il 2005 poiché dal 2006 verrà adottato il nuovo titolario previsto dal protocollo informatico.
La classe "Case di residenza" è stata chiusa al 1967, creando una sezione di deposito dal 1968 al 2005. Gli Ospedali e gli Istituti aggregati che hanno cessato di essere amministrati dall'Ospedale Maggiore, non hanno sezione di deposito, anche se la documentazione è posteriore al 1967.
La cesura al 1967 si riferisce all'anno di apertura delle pratiche; gli estremi cronologici finali superono spesso questo limite, poiché tengono conto della chiusura effettiva della trattazione.
Per ogni fascicolo contenente documentazione posteriore al 1967, sono stati elencati gli atti non consultabili, specificando il numero della pratica e l'anno di apertura.

Bibliografia:
- Bascapè 1997 = M. Bascapè, L'origine del sistema di Ordinamento per "materie" adottato negli Archivi delle OO.PP. milanesi, in M. Bologna (a cura di), Archivi Peroninani e l'ordinamento per materia, Milano 1997, pp. 145-172
- Bianchi, Todeschini 2003 = Bianchi, Todeschini 2003, Un particolare archivio di deposito: la Sezione Amministrativa dell'Archivio dell'Ospedale Maggiore di Milano (1864-2002), in "Storia in Lombardia", n.1, a. XXIII, 2003, pp. 135-143.
- Cortelazzi 1996 = M.S. Cortelazzi, La costituzione di un modello di archivio ospedaliero: l'archivio corrente dell'Ospedale Maggiore di Milano, in L'archivio in formazione. Atti del seminario svoltosi a Milano il 21 giugno 1994, Regione Lombardia - Sezione Cultura e Trasparenza - Servizio biblioteche e beni librari e documentari, Milano, 1996, pp. 58 - 68

Compilatori
Daniela Bellettati, Archivista
Paola Bianchi, Archivista
Giulia Todeschini, Archivista