Scheda Schedatore con applicativo Sesamo
Come compilare la scheda Schedatore con l'applicativo Sesamo 4.1
a cura di Saverio Almini
- Premessa
- 1. Finalità della scheda Schedatore
- 2. Individuazione dello Schedatore
- 3. Indicazione delle responsabilità
- 4. Creare una scheda Schedatore con l'applicativo Sesamo 4.1
- 5. Compilazione dei campi della scheda: pagina Anagrafe
- 6. Collegamenti
Premessa
Le presenti note redazionali sono state elaborate per fornire indicazioni utili alla compilazione della scheda Schedatore con l'applicativo Sesamo vers. 4.1 e sono destinate agli Archivisti e alle Agenzie che intendono pubblicare i propri lavori nella sezione Archivi storici del portale regionale per i beni culturali; esse non sostituiscono in alcun modo il manuale del software. Per istruzioni specifiche sul funzionamento dell'applicativo, pertanto, si veda il manuale di Sesamo.
1. Finalità della scheda Schedatore
La scheda Schedatore ha lo scopo di attribuire in modo preciso le responsabilità scientifiche dei lavori archivistici realizzati con l'applicativo Sesamo. I curatori delle banche dati si assumono tutte le responsabilità derivanti da tali attribuzioni.
L'indicazione delle responsabilità è richiesta ai fini della pubblicazione delle banche dati nella sezione Archivi storici. Ogni scheda complesso archivistico di primo livello, soggetto produttore, soggetto conservatore descritto nelle banche dati Sesamo deve essere collegato almeno a uno Schedatore.
2. Individuazione dello Schedatore
Si considera Schedatore l'Archivista che ha redatto il profilo storico del soggetto produttore o la scheda del soggetto conservatore ed è responsabile della schedatura, del riordino e/o dell'inventariazione del fondo archivistico, nonché è autore delle relative descrizioni.
Qualora la banca dati Sesamo sia il risultato della mera informatizzazione di un precedente lavoro archivistico, andrà indicato come Schedatore il curatore del lavoro originario. Le informazioni relative alle responsabilità del successivo intervento di informatizzazione o alla revisione redazionale saranno fornite a parte (nella scheda progetto).
3. Indicazione delle responsabilità
3.1 Lavori realizzati da una sola persona
Se la banca dati Sesamo è frutto del lavoro di una sola persona, si avrà una sola scheda Schedatore, collegata alla scheda o alle schede soggetto produttore, soggetto conservatore, e almeno alla scheda complesso archivistico di livello più alto (scheda fondo). Non è necessario collegare la scheda Schedatore con le schede di livello più basso (unità).
3.2 Lavori realizzati da più persone
Se la banca dati Sesamo è frutto del lavoro di più persone, si avranno tante schede Schedatore quante sono le persone coinvolte, collegate alla scheda o alle schede soggetto produttore, soggetto conservatore, e alle schede complesso archivistico di cui le singole persone sono effettivamente responsabili; se la responsabilità è condivisa, si avranno tanti collegamenti alle medesime schede quanti sono gli schedatori.
4. Creare una scheda Schedatore con l'applicativo Sesamo 4.1
- La scheda Schedatore è costituita da quattro pagine (Anagrafe, >>Soggetti<<, >>Complesso archivistico / Unità<<, >>Link<<), la cui compilazione verrà illustrata nei paragrafi 5 e 6.
- Si accede alla scheda Schedatore di Sesamo premendo il pulsante Schedatori dalla barra di navigazione denominata Schede posta a sinistra della finestra dell'applicativo.
- Per creare una nuova scheda è sufficiente premere il pulsante Nuovo dalla barra degli strumenti. A questo punto la scheda è abilitata per la compilazione. Diventano attivi i due pulsanti Salva e Annulla. Premendo il tasto Annulla si perdono tutte le informazioni inserite e non salvate. Per salvare una nuova scheda è obbligatorio compilare almeno il campo Cognome.
- Ogni scheda salvata può essere sempre eliminata dall'archivio di Sesamo. Consultare il manuale di Sesamo per quanto concerne, in generale, la cancellazione di schede.
5. Compilazione dei campi della scheda: pagina Anagrafe
5.1 Cognome
La compilazione del campo Cognome è obbligatoria.
Il campo Cognome è un campo testo che ammette al massimo 100 caratteri.
Il cognome si indica per esteso, con la sola lettera iniziale maiuscola. è preferibile digitare direttamente il cognome nel campo dell'applicativo Sesamo; se si usa la funzione del copia-incolla da un altro ambiente, occorre avere l'avvertenza di controllare che gli eventuali segni di apice (apostrofi) presenti nel cognome siano riportati nella forma diritta e non curva.
5.2 Nome
Il campo Nome va sempre compilato.
Il campo Nome è un campo testo che ammette al massimo 100 caratteri. Il nome si indica per esteso, con la sola lettera iniziale maiuscola. è preferibile digitare direttamente la forma del nome nel campo dell'applicativo Sesamo.
5.3 Qualifica
Il campo Qualifica va sempre compilato.
Per la compilazione della scheda Schedatore di Sesamo si usa di norma la voce Archivista. Possono essere usate altre voci nel caso il lavoro di schedatura sia stato realizzato da un'altra figura professionale, come può avvenire se il lavoro di censimento, schedatura o inventariazione sia stato commissionato da un ente a proprio personale interno (ad es.: Bibliotecario, Impiegato, Ricercatore, Insegnante, ecc.).
Nota bene:
- Il campo Qualifica è un campo a vocabolario controllato.
- Le voci che non sono presenti nel vocabolario controllato dell'applicativo Sesamo vanno inserite a cura di chi compila la banca dati.
- Si ricorda che per inserire una nuova voce nel vocabolario controllato di Sesamo è necessario partire da un record già salvato.
- Si veda il Manuale di Sesamo per quanto concerne, in generale, l'inserimento di nuovi valori nei vocabolari controllati.
5.4 Ente / Agenzia
Il campo Ente / Agenzia va compilato solo in alcuni casi:
- lo schedatore ha curato il lavoro archivistico per conto e su incarico diretto del proprio ente o istituto di appartenenza
- lo schedatore ha curato il lavoro archivistico su incarico di una Agenzia
Enti o Agenzie che curano più lavori archivistici e forniscono più banche dati Sesamo per la pubblicazione nella sezione Archivi storici devono compilare il campo Ente / Agenzia in modo uniforme.
5.5 Note professionali
Per le banche dati che si intendono pubblicare nella sezione Archivi storici, il campo Note professionali NON va compilato.
6. Collegamenti
La scheda Conservatore di Sesamo è composta, oltre che dalla pagina Anagrafe, da altre tre pagine denominate rispettivamente >>Soggetti<<, >>Complesso archivistico / Unità<<, >>Link<<. Tali pagine servono per determinare i collegamenti tra la scheda Schedatore e le schede Soggetto produttore, Conservatore, Complesso archivistico, Unità, Bibliografia, Corredo, Riferimenti esistenti nella banca dati Sesamo.
La scheda Schedatore deve essere sempre linkata:
- a una o più schede Soggetto produttore
- a una o più schede Conservatore
- a una o più schede Complesso archivistico e Unità (si vedano i punti 3.1 e 3.2)
La scheda Schedatore può essere linkata:
- a una o più schede Corredo
- a una o più schede Bibliografia
Nota bene:
- consultare il Manuale di Sesamo per quanto riguarda, in generale, la creazione di link tra schede della banca dati Sesamo
Ultimo aggiornamento: giugno 2008.