Strumenti di approfondimento
Una preoccupazione ‘bibliografica‘ pare aver condizionato molti ordinamenti archivistici e descrizioni di materiali letterari: la loro disposizione viene di solito ‘razionalizzata‘ individuando etichette che abbiano un riscontro nella produzione dell'autore, e riconducendo poi a quelle i vari materiali. Per affrontare in termini più generali e più fondati l'esigenza di un inquadramento bibliografico del contenuto dei documenti descritti, e per aggirare un limite degli strumenti disponibili per la raccolta di dati archivistici, si è realizzato un database esterno alla applicazione principale (Access-Sesamo). Grazie a una marcatura XML (eXtensible Markup Language) attribuita alle descrizioni in Sesamo, al momento della pubblicazione definitiva sul web le informazioni di questo secondo database saranno collegate alle singole unità, e dichiareranno le generalità bibliografiche dei testi che ciascuna unità contiene. In tal modo sarà possibile accedere alle informazioni riguardanti i materiali d'archivio servendosi di chiavi bibliografiche, e senza però influenzare la corretta disposizione dei materiali stessi. La schedatura bibliografica si fonda su una distinzione tra testo (unico e astratto) e sue risultanze bibliografiche o archivistiche (plurime e concretamente circoscrivibili); ed è forse qui che si fa più evidente la necessità di far convivere molteplici modelli di analisi e di descrizione.
La procedura di descrizione qui sommariamente descritta rappresenta il livello massimo. Principio cardine di tutta la ricerca, come di ogni buono strumento, è stato quello di garantire la possibilità di attestarsi su livelli di dettaglio descrittivo variabili a seconda delle esigenze, senza per ciò rinunciare a un allineamento corretto dei dati raccolti.
Quello che è stato un punto di forza della ricerca individua però anche un suo limite, in quanto le conclusioni operative a cui si è giunti e le proposte formulate restano esterne a istituti che seguono politiche di descrizione archivistica con gradi di consapevolezza distribuiti su una scala molto estesa. L'auspicio è che soggetti diversi, verificata la bontà dei criteri e la praticità degli strumenti messi a punto, valutino i vantaggi che deriverebbero dalla loro adozione:
# la rispondenza agli standard di descrizione archivistica e insieme la salvaguardia delle peculiarità proprie di documenti costituiti in gran parte da manoscritti letterari;
# la possibilità di far confluire le descrizioni prodotte in un quadro unitario di fondi con caratteristiche culturali e tipologiche comuni;
# la possibilità di usufruire degli strumenti di pubblicazione sul web predisposti all'interno del portale regionale dei beni culturali, nonché di quelli particolari che saranno sviluppati per la prosecuzione del progetto ArchiLett;
# la garanzia di esiti editoriali molteplici a partire da una stessa base di dati;
# un'individuazione sintetica delle singole unità tramite segnature univoche, con semplificazione di tutte le citazioni e maggior sicurezza nella movimentazione dei documenti;
# una soluzione, tramite l'indicizzazione bibliografica, di problemi normalmente affrontati con riordini che vanno a incidere pesantemente sulla disposizione precedente, spesso originale, dei documenti.