Scheda Conservatore con applicativo Sesamo

Come compilare la scheda Conservatore con l'applicativo Sesamo 4.1 nelle banche dati di cui si prevede la pubblicazione nel sistema PLAIN
a cura di Saverio Almini

Le presenti note di carattere scientifico e redazionale sono state elaborate per fornire indicazioni utili alla compilazione della scheda Conservatore con l'applicativo Sesamo vers. 4.1 e sono destinate agli Archivisti e alle Agenzie che intendono pubblicare i propri lavori nell'ambiente Archivi storici della Lombardia - PLAIN; esse non sostituiscono in alcun modo il manuale del software. Per istruzioni specifiche sul funzionamento dell'applicativo, pertanto, si veda il manuale di Sesamo.

1. Finalità della scheda Conservatore

La scheda Conservatore dell'applicativo Sesamo ha lo scopo di fornire le informazioni essenziali sull'accesso ai fondi archivistici descritti.
Non è obbligatorio fornire una descrizione esaustiva del soggetto conservatore.
Nella scheda Conservatore non vanno mai inserite informazioni pertinenti alla storia del soggetto produttore.
Ogni fondo archivistico descritto nella banca dati Sesamo deve essere collegato a un solo soggetto conservatore, quello che realmente lo detiene.

2. Problemi di carattere generale

2.1 Individuazione del soggetto conservatore

Si considera Conservatore il soggetto (persona fisica o persona giuridica, pubblica o privata) sul quale ricade la responsabilità della conservazione e della fruizione dell'archivio.

Un soggetto non si qualifica come Conservatore se gli compete la mera conservazione fisica della documentazione o la sola gestione della fruizione (ad esempio il servizio di consultazione al pubblico), ma è necessaria la presenza di entrambe le funzioni. Quindi:

  1. l'affidamento a un altro soggetto (ad esempio una Ditta esterna) della mera conservazione fisica della documentazione non qualifica quest'ultimo soggetto come conservatore;
  2. l'affidamento a un altro soggetto (ad esempio una Agenzia di servizi) della sola gestione del servizio di consultazione al pubblico non qualifica quest'ultimo soggetto come conservatore.
2.2 Articolazione del soggetto conservatore

Nel caso di persona giuridica, il soggetto conservatore può coincidere sia con la persona giuridica nel suo complesso sia con una sua articolazione organizzativa formalmente costituita.
Per indicare questi secondi casi, si vedano gli esempi seguenti.

Comune di Ardesio
Comune di Milano. Archivio storico civico - Biblioteca Trivulziana
Comune di Bergamo. Civica biblioteca Angelo Mai
Comune di Melegnano. Biblioteca comunale Carlo Emilio Gadda
Comune di Como. Musei civici Paolo Giovio

3. Creare una scheda Conservatore con l'applicativo Sesamo 4.1

  1. La scheda del Conservatore è costituita da cinque pagine (Denominazione, Storia istituto, Complesso archivistico, Link1, Link2), la cui compilazione verrà illustrata nei paragrafi 4., 5., 6.
  2. Si accede alla scheda Conservatore di Sesamo premendo il pulsante Conservatori dalla barra di navigazione denominata Schede posta a sinistra della finestra dell'applicativo.
  3. Per creare una nuova scheda è sufficiente premere il pulsante Nuovo dalla barra degli strumenti. A questo punto la scheda è abilitata per la compilazione. Diventano attivi i due pulsanti Salva e Annulla. Premendo il tasto Annulla si perdono tutte le informazioni inserite e non salvate. Per salvare una nuova scheda è obbligatorio compilare almeno il campo Denominazione.
  4. Ogni scheda salvata può essere sempre eliminata dall'archivio di Sesamo. Consultare il manuale di Sesamo per quanto concerne, in generale, la cancellazione di schede.

4. Compilazione dei campi della scheda: pagina Denominazione

4.1 Denominazione

La compilazione del campo Denominazione è obbligatoria. Nel caso di persona giuridica, il soggetto conservatore può coincidere sia con la persona giuridica nel suo complesso sia con una sua articolazione organizzativa formalmente costituita.
Per indicare questi secondi casi, si vedano gli esempi seguenti.

Comune di Ardesio
Comune di Milano. Archivio storico civico - Biblioteca Trivulziana
Comune di Bergamo. Civica biblioteca Angelo Mai
Comune di Melegnano. Biblioteca comunale Carlo Emilio Gadda
Comune di Como. Musei civici Paolo Giovio
4.2 Ente titolare

Nel caso di persona giuridica, qualora nel campo Denominazione sia stata indicata l'articolazione organizzativa formalmente costituita di un determinato ente, nel campo Ente titolare va indicata la persona giuridica nel suo complesso.
Esempi:

Comune di Ardesio
Comune di Milano
Comune di Bergamo
Comune di Melegnano
Comune di Como

Qualora nel campo Denominazione sia stata indicata la persona giuridica nel suo complesso, (ad esempio: Comune di Ardesio) il campo Ente titolare non va compilato.

4.3 Data/e

Il campo Data /e è un campo testo. Consultare il manuale di Sesamo per quanto riguarda, in generale, la compilazione delle date in formato di testo.
In questo campo vanno indicati gli estremi cronologici del Conservatore. Indicare quindi gli estremi di istituzione dell'archivio storico, della biblioteca civica, del museo, ecc.
Nel campo Data / e non vanno indicati gli estremi cronologici pertinenti alla storia del soggetto produttore.
Qualora nel campo Denominazione sia stata indicata la persona giuridica nel suo complesso, (ad esempio: Comune di Ardesio) il campo Data / e non va compilato.

4.4 Iniziale / Finale

I campi Iniziale / Finale sono campi data. Qualora sia stato compilato correttamente il campo Data /e, i campi Iniziale / Finale vengono compilati automaticamente premendo il tasto TAB dalla tastiera del proprio PC o notebook.

4.5 Indirizzo

L'indirizzo è quello specifico dell'eventuale articolazione (archivio storico, biblioteca, museo) indicata nel campo Denominazione; altrimenti è quello generale del soggetto conservatore.
L'indicazione toponomastica (via/viale/corso/strada/vicolo/contrada/piazza/piazzale/largo, ecc.) si riporta in caratteri minuscoli, senza abbreviazioni.
Il nome della via, piazza, ecc. segue la denominazione ufficiale locale ed è seguito da una virgola, da uno spazio e dal numero civico.
Esempi:

via Olmetto, 6
piazza Sordello, 15
via Regina, 23
via Ferri, 79
piazza XX settembre, 1
4.6 Località

Riportare la denominazione della località in cui ha sede il Conservatore, se diversa dalla denominazione del Comune amministrativo.

4.7 Comune

Il campo Comune va sempre compilato, riportando la denominazione ufficiale del Comune amministrativo.

4.8 CAP

Per i Conservatori che hanno sede nelle grandi città, riportare possibilmente il Codice di Avviamento Postale specifico della zona in cui il Conservatore è ubicato e non quello generico.

4.9 Provincia

Il campo Provincia va sempre compilato.
Il nome della provincia può essere indicato solo in sigla; indicare la sigla in lettere maiuscole.
Esempi:

Bergamo   BG
Brescia   BS
Como      CO
Cremona   CR
Lecco     LC
Lodi      LO
Mantova   MN
Milano    MI
Pavia     PV
Sondrio   SO
Varese    VA
4.10 Telefono

Riportare il numero di telefono dell'archivio storico, della biblioteca o museo se svolgono le funzioni di soggetto conservatore d'archivio.
Se il soggetto conservatore è l'ente nel suo complesso, riportare il numero telefonico generale dell'ente e non eventuali numeri interni.
I numeri di telefono vanno indicati senza interruzioni, spazi, punti o altri segni grafici.
Esempio:

031848225 SI
031.848225 NO
031/848225 NO
031 848225 NO
4.11 Fax

Riportare il numero di fax dell'archivio storico, della biblioteca o museo se svolgono le funzioni di soggetto conservatore d'archivio.
Se il soggetto conservatore è l'ente nel suo complesso, riportare il numero di fax generale dell'ente e non eventuali numeri interni.
I numeri di fax vanno indicati senza interruzioni, spazi, punti o altri segni grafici.
Esempio:

031848225 SI
031.848225 NO
031/848225 NO
031 848225 NO
4.12 Posta elettronica

Riportare l'indirizzo di posta elettronica dell'archivio storico, della biblioteca o museo se svolgono le funzioni di soggetto conservatore d'archivio.
Se il soggetto conservatore è l'ente nel suo complesso, riportare l'indirizzo di posta elettronica generale dell'ente.

4.13 Sito internet

Ricordarsi di digitare sempre anche http:// prima dell'indirizzo.

4.14 Altre denominazioni

La sezione ripetibile Altre denominazioni presente nella pagina Denominazione della scheda Conservatore non va compilata. Riportare nel testo del campo Storia istituto della pagina omonima le eventuali altre denominazioni (comprese le sigle) con cui l'ente è conosciuto.

5. Compilazione dei campi della scheda: pagina Storia istituto

5.1 Storia istituto

In questo campo non vanno inserite informazioni pertinenti alla storia del soggetto produttore dei fondi archivistici descritti nella banca dati Sesamo.
Il campo Storia istituto serve a descrivere il soggetto in quanto conservatore di documentazione, completo di notizie sull'eventuale presenza di un servizio di archivio formalmente istituito. Nel caso ad esempio di un archivio storico comunale, non si dovrà dare notizia della storia del Comune, ma dell'istituzione del servizio di archivio.
Per una corretta importazione del campo nel sistema PLAIN, è bene che la lunghezza non sia superiore ai 2000 caratteri.

5.2 Notizie di accesso

Nel campo Notizie di accesso vanno registrati giorni e orari di apertura e consultazione oppure le modalità per ottenere il nullaosta alla consultazione; segnalare l'eventuale presenza di un servizio di fotoriproduzione.
Indicare sempre la data di aggiornamento dei dati, come nell'esempio seguente:

[aggiornamento dei dati: maggio 2006]

Nel caso di un archivio conservato presso una persona fisica, deve sempre essere inserita la frase:

"Per l'accesso, rivolgersi alla Soprintendenza archivistica competente."
5.3 Note

Utilizzare il campo Note per indicare il nominativo e il recapito interno di eventuali referenti o personale dell'ente conservatore preposto all'accesso e alla fruizione dei fondi archivistici, specificandone le funzioni.
Indicare sempre la data di aggiornamento dei dati, come nell'esempio seguente:

[aggiornamento dei dati: maggio 2006]

6. Collegamenti

La scheda Conservatore di Sesamo è composta da altre tre pagine denominate rispettivamente Complesso archivistico, Link1, Link2. Tali pagine servono per determinare i collegamenti tra la scheda Conservatore e le schede Complesso archivistico, Corredo, Bibliografia, Riferimenti, Schedatori.

La scheda Conservatore deve essere sempre linkata:

  1. a una o più schede complesso archivistico (fondi) descritti nella banca dati Sesamo
  2. a una o più schede Schedatore

La scheda Conservatore può essere linkata:

  1. a una o più schede Corredo
  2. a una o più schede Bibliografia

Nota bene:

  1. non utilizzare il link alla scheda Riferimenti
  2. consultare il Manuale di Sesamo per quanto riguarda, in generale, la creazione di link tra schede della banca dati Sesamo

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Ultimo aggiornamento: maggio 2006.