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Qualsiasi richiesta relativa a prestiti, ricerche, studi, documentazione fotografica (per esempio di formati digitali in alta risoluzione) deve essere inoltrata direttamente ai soggetti pubblici o privati che detengono e/o gestiscono i beni culturali di interesse.

Per la consultazione di documenti originali e per qualsiasi ricerca di archivio le richieste devono essere inoltrate esclusivamente al soggetto/istituto di conservazione.

Si specifica che in generale l'indicazione del soggetto/istituto di conservazione è contenuta all'interno della scheda descrittiva del bene (dettagliata nella relativa scheda di catalogo SIRBeC eventualmente disponibile in forma completa nell'allegato PDF) e per gli archivi storici corrisponde al 'Soggetto conservatore'.